Specjalista ds. Administracji

Opis stanowiska:

• obsługa i nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów w dziale
• opisywanie oraz ewidencjonowanie faktur
• administrowanie umowami z kontrahentami, umowami najmu, umowami na dostawę mediów
• wspieranie rozliczeń związanych z umowami najmu, wynajmu oraz podnajmu – tworzenie i aktualizowanie aneksów, stawek, zestawień
• udział w procesach wyboru dostawców usług i materiałów – pozyskiwanie i analizowanie ofert współpracy
• kontakt z zarządcami najmowanych nieruchomości, z serwisami technicznymi, współpracującymi kontrahentami, urzędami
• dbanie o estetyczny wygląd i porządek w biurach i pomieszczeniach pomocniczych (socjale, sale spotkań, etc.), koordynowanie serwisu sprzątającego
• dbanie o prawidłowe zaopatrzenie w materiały biurowe
• organizacja miejsc pracy, wyposażanie stanowisk pracy, zamawianie dodatkowych mebli, organizacja przeprowadzek
• wsparcie w sprawnym funkcjonowaniu oddziałów centralnych
• przygotowywanie zestawień związanym m.in. z mediami, raportami niefinansowymi itp.
• usprawnianie istniejących procedur i procesów operacyjnych w obszarze administracji

Nasze wymagania:

• bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel)
• posiadanie czynnego prawa jazdy kat. B
• doświadczenie na podobnym stanowisku
• doskonałe umiejętności organizacyjne, komunikacyjne i interpersonalne
• samodzielność, rzetelność i zaangażowanie w wykonywanie powierzonych zadań

Mile widziane:

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• znajomość systemów administracji publicznej (np. platformy BDO, SENT)
• znajomość programów do opisywania faktur kosztowych
• znajomość przepisów BHP, PPOŻ, zagadnień z zakresu ochrony środowiska

Co możemy zaoferować:

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• pełne wdrożenie w obowiązki
• dofinansowanie nauki języków
• pracę w przyjaznej kulturze organizacyjnej
• bogaty pakiet benefitów pozapłacowych (LuxMed, Multisport, Kafeteria)
• zniżki na asortyment Inter Cars

Administratorem danych osobowych jest Inter Cars S.A., ul. Powsińska 64, 02-903 Warszawa, tel. 801 80 20 20, sekretariat@intercars.eu. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem iod@intercars.eu
Podanie danych jest dobrowolne i jest warunkiem wzięcia udziału w procesie rekrutacyjnym, a ich niepodanie uniemożliwi wzięcie w nim udziału. Dane będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego (podstawa prawna: przetwarzanie niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy). Dane będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego.
Każdej osobie przysługuje prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz ich przenoszenia. Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 2 lat.
Każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, a także sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych na potrzeby marketingu.

Aplikuj